Trong quá trình sử dụng máy photocopy, đôi lúc bạn gặp phải rất nhiều sự cố, đặc biệt là mất dữ liệu. Vì vậy, việc bảo mật và khôi phục dữ liệu trên máy photocopy là rất quan trọng. Nó giúp thông tin của bạn không bị thất thoát ra ngoài, đồng thời sẽ giúp bạn lấy lại được dữ liệu gốc đã mất đi.
Cách bảo mật dữ liệu trên máy photocopy
Trên thực tế có rất nhiều cách để bạn có thể bảo mật dữ liệu trên máy photocopy của mình. Nhưng cách tốt nhất để bảo vệ máy photocopy được chia sẻ bởi công ty Hưng Phúc Khang mà bạn nên áp dụng chính là:
Bảo mật máy photocopy
Với sự phát triển vượt bậc cùng những cải tiến thông minh, những chiếc máy photocopy ra đời với rất nhiều những chức năng đặc biệt hữu ích đối với người dùng. Trong đó, tính năng bảo vệ thông tin cực kì tốt được tích hợp trong những dòng sản phẩm đời mới. Tính năng này rất tiện lợi, và thật tiếc nếu bạn bỏ qua mà không sử dụng đến nó.
Tính năng đặt mật khẩu trên mỗi máy photocopy sẽ giúp ngăn chặn những truy cập trái phép. Và những người lạ sẽ không thể sử dụng nếu không biết được mật khẩu của máy. Bên cạnh đó, tài khoản quản trị còn cho phép giới hạn chức năng trên các tài khoản nhỏ. Chẳng hạn là khóa một phòng ban nào đó không được dùng tính năng scan.
Ngoài ra, tạo watermark cũng là một tính năng rất hay trên máy photocopy mà nhiều người không biết cách để sử dụng nó. Bạn có thể tạo dấu ấn trên tài liệu của mình là logo, tên hay website công ty để bảo lưu lại bản quyền. Tốt nhất là hãy giữ xa máy photocopy của bạn khỏi những người lạ, đặc biệt là nơi thường xuyên có khách hàng ra vào cũng là điều đáng nên làm giúp bảo mật máy photocopy tốt nhất.
Xóa dữ liệu trên ổ cứng máy photocopy khi thanh lý
Đây cũng là biện pháp giúp bạn bảo mật dữ liệu trên máy photocopy một cách tốt nhất. Trên thực tế có rất nhiều những doanh nghiệp khi thanh lý máy photocopy cũ, nhưng họ lại không quan tâm đến các dữ liệu đã lưu trên thiết bị này. Và đã có rất nhiều trường hợp những thông tin quan trọng của công ty bị thất thoát ra ngoài. Chính vì thế, trước khi quyết định thanh lý máy photocopy, bạn nên xóa hết dữ liệu đã lưu trên nó.
Không lưu trữ những thông tin quan trọng trên máy photocopy
Cũng giống như những chiếc máy tính thông thường, máy photocopy thưởng chỉ được đặt cố định trong các văn phòng, nơi làm việc của công ty có rất nhiều người ra vào. Vì vậy, để không lộ thông tin ra ngoài, các nội dung lưu trữ tốt nhất chỉ nên là các nội dung thường được in ấn thường xuyên. Việc lưu trữ thông tin quan trọng trên máy photocopy cũng như máy tính dù được mã hóa cũng không thể tránh được rủi ro dữ liệu bị lộ ra ngoài. Tốt nhất, các thông tin quan trọng nên lưu trữ ở những vị trí an toàn như bộ nhớ ngoài, lưu trữ đám mây…
Cách khôi phục dữ liệu trên máy photocopy
Bảo mật dữ liệu là yếu tố rất quan trọng, nhưng khôi phục dữ liệu trên máy photocopy cũng là việc làm rất cần thiết. Mỗi khi dữ liệu của bạn bị xóa hay vô tình mất đi, bạn rất lo lắng vì không biết cách để khôi phục lại nó như thế nào. Dưới đây là cách đơn giản nhất giúp bạn lấy lại những gì đã mất trên máy photocopy một cách nhanh nhất:
Khôi phục bằng chức năng tích hợp sẵn trên máy photocopy
Như đã đề cập ở trên, máy photocopy ngày càng có nhiều những chức năng hữu ích mà con người không thể ngờ tới. Trong đó, tính năng khôi phục dữ liệu được tích hợp sẵn là một điểm cộng khiến những chiếc máy photocopy hiện đại luôn được ưa chuộng. Sau một thời gian sử dụng, có quá nhiều những thông tin được lưu trữ trên máy photocopy của bạn. Và các thay đổi do chính bạn điều chỉnh trong phần cài đặt lại làm máy khó sử dụng hơn.
Tuy nhiên may mắn thay, trên hầu hết các máy photocopy đã được tích hợp chức năng khôi phục cài đặt gốc. Nó sẽ đưa mọi thiết lập đã chỉnh trên máy photocopy khôi phục về tình trạng bạn đầu của nhà sản xuất. Trong một số trường hợp, các tập tin đã bị xóa trên máy photocopy vẫn còn tồn tại cho đến khi dữ liệu mới ghi đè lên chúng. Nếu các chương trình bình phục dữ liệu có thể tìm được các tập tin này trước khi chúng bị ghi lại. Thì có nghĩa là bạn đã may mắn có cơ hội khôi phục dữ liệu của bạn là rất lớn.
Ngoài ra có một số phần mềm backup dữ liệu cho pc, máy tính cũng như cho những dòng máy photocopy. Nó sẽ hỗ trợ và backup một cách đầy đủ nhất khi bạn có sự cố, nhìn chung thì các công ty nên sử dụng những phần mềm như thế này để quản lý rủi ro một cách tốt nhất.
Sử dụng dụng cụ phục hồi dữ liệu trên máy photocopy
Hiện tại có rất nhiều những dụng cụ phục hồi dữ liệu trên máy photocopy mang đến cho bạn lợi ích tuyệt vời trong quá trình sử dụng. Trong số đó, bộ dụng cụ SystemWork 2006 của Symantec được xem là công cụ hữu hiệu nhất và được sử dụng rộng rãi. Với giá 70 USD, SystemWork 2006 bao gồm các chương trình phục hồi tập tin sẽ giúp bạn nhanh chóng khôi phục lại dữ liệu trên máy photocopy của mình.
Một chương trình phục hồi dữ liệu trên máy photocopy cho phép dùng thử khác là EasyRecovery Lite 6 của Ontrack cũng vô cùng hữu ích, chương trình này có giá 89 USD. Ngoài ra có một tiện ích khác hoàn toàn miễn phí là Restoration của Brian Kato cũng sẽ hỗ trợ bạn rất tốt.
Nếu bạn sử dụng Windows XP hoặc Windows 2000, hãy đảm bảo rằng các chương trình mà bạn lựa chọn là tương trợ với các hệ thống tập tin mà bạn đang sử dụng. Nếu bạn không chắc chắn đĩa cứng của mình dùng định dạng gì, bạn hãy chọn My Computer, nhấn chuột phải vào tượng trưng đĩa cứng, chọn Properties và mở xem bên phải của File System nhé. Một khi bạn đã định dạng được ổ cứng, bạn đã tạo ra chỉ mục cho mỗi tập tin trên máy photocopy. Chỉ mục này được biết đến như FAT trong FAT 32 và MFT trong NTFS. Nếu chỉ mục này đã bị hỏng do vi rút hay bị ghi đè do fomat, thì Windows chẳng thể tìm thấy các tập tin trong ổ đĩa này.
Các chương trình phục hồi dữ liệu trên máy photocopy có thể phục hồi FAT và MFT từ các bản sao lưu. Hoặc có thể tái tạo lại cấu trúc. Nếu chỉ mục này không thể sửa được thì các chương trình phục hồi dữ liệu tốt vẫn có thể xác định, và nó sẽ giúp hồi phục lại là tập tin đã bị mất.
Cách khôi phục cài đặt gốc trên máy photocopy Ricoh
Máy photocopy Ricoh là dòng máy tốt nhất được ưa chuộng sử dụng rộng rãi trên thị trường hiện nay. Trong quá trình sử dụng, chẳng may dữ liệu của bạn bị mất, thì việc khôi phục chúng cũng không quá khó khăn. Nếu khôi phục cài đặt gốc trên máy photocopy Ricoh, thì ngoài việc máy sẽ khôi phục tất cả tình trạng ban đầu, còn có thể xóa hết tất cả các tập tin trên ổ cứng của máy photocopy, các tài liệu đã lưu trong document server hay các địa chỉ đã lưu trên danh bạ…Vì thế, trước khi khôi phục, bắt buộc bạn phải sao lưu trước những thông tin quan trọng nhất của mình.
Việc khôi phục dữ liệu trên máy photocopy Ricoh hết sức đơn giản và nhanh chóng. Sau khi khởi động máy photocopy Ricoh, bạn chỉ cần nhấn và giữ cùng lúc 2 phím # và ./* trong khoảng 10 giây, cho đến khi nào xuất hiện thông báo máy đang khôi phục tình trạng gốc. Bạn cũng cần lưu ý đặc biệt là sẽ không có bất cứ thay đổi nào nếu thời gian nhấn chưa đủ 10 giây. Bạn có thể kiếm tra đã thành công chưa bằng việc kiểm tra các tài liệu, sổ địa chỉ…trên máy photocopy có còn hay không. Nếu dữ liệu đã mất hết thì đồng nghĩa đã khôi phục thành công. Việc khôi phục cài đặt gốc cũng gây ảnh hưởng đến chức năng in, scan qua mạng của máy photocopy. Nếu khôi phục thì bắt buộc phải cài lại hai chức năng mới sử dụng được.
Hy vọng với những chia sẻ nhỏ trên đây về cách bảo mật và khôi phục dữ liệu trên máy photocopy, phần nào đã giúp bạn có những bí quyết bỏ túi cho riêng mình khi sử dụng máy. Chúc các bạn thành công!