Nếu excel là công cụ quản lý được ưa chuộng trong thời gian trước, thì ngày nay, các phần mềm quản lý lại lên ngôi và trở thành phương tiện quản lý hữu ích hơn. Nhiều ứng dụng với tính năng vượt trội cho thấy nền tảng này thực sự là công cụ không thể thiếu trong các nhà hàng hiện đại. Dưới đây là 5 lý do cho thấy quản lý nhà hàng bằng phần mềm vượt trội hơn hẳn quản lý excel.

Đánh giá ưu nhược điểm của excel và phần mềm quản lý nhà hàng

Ưu nhược điểm của phần mềm excel

Ưu điểm

Phần mềm excel là phần mềm nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office với sứ mệnh như là công cụ hữu ích tạo ra các bảng tính cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh chóng, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Công cụ này phù hợp cho những đối tượng soạn thảo tài liệu, tính toán các con số, phân tích dữ liệu.

• Ưu điểm phần mềm excel là miễn phí hoàn toàn và sử dụng dễ dàng. Chỉ cần tìm hiểu sơ qua là đã có thể sử dụng nó để quản lý nhà hàng nhanh chóng bởi các thao tác được sắp xếp một cách thuận tiện.
• Excel có hệ thống cột và hàng giúp các chủ nhà hàng có thể phân loại dữ liệu dễ dàng. Việc tìm kiếm dữ liệu cũng diễn ra nhanh chóng. Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng, giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình nhà hàng của mình trong từng thời điểm nhất định

Nhược điểm

• Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết.
• Độ bảo mật không cao. Thông tin nhà hàng có thể bị đánh cắp một cách dễ dàng.
• Có thể phát sinh rất nhiều những chi phí khác trong quá trình sử dụng như: chi phí thời gian, tiếp chi phí nâng cấp, mất điện, hỏng máy, lỗi win…cũng sẽ xóa sạch các dữ liệu bạn đang dùng.
• Không phù hợp với những nhà hàng kinh doanh với quy mô lớn.
• Khả năng kết nối với các thiết bị khác như: tính tiền bằng mã vạch, máy in hóa đơn…còn khá hạn chế

Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý nhà hàng

Ưu điểm

Những phần mềm quản lý nhà hàng tích hợp rất nhiều tính năng mới hiệu quả, khắc phục những nhược điểm khi quản lý nhà hàng bằng excel:

• Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian
• Báo cáo số lượng chính xác, nhanh
• Có thể tra cứu thông tin nhà hàng dễ dàng
• Sử dụng phù hợp dành cho các nhà hàng nhỏ lẻ và chuỗi nhà hàng lớn
• Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm, quản lý bán hàng hiệu quả hơn.
• Báo cáo các mặt hàng bán chạy, những mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác để chủ nhà hàng có chiến lược kinh doanh phù hợp hơn
• Phân quyền về cho các nhân viên từng bộ phận dễ dàng
• Thống kê nhanh chóng lượng tiền tương ứng, sử dụng cả online và offline, chủ nhà hàng có thể quản lý các hoạt động kinh doanh của nhà hàng mọi lúc, mọi nơi
• Bảo mật thông tin tuyệt đối, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính mà không lo mất dữ liệu như excel.
• Phần mềm quản lý nhà hàng có thể kết nối tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch…

Nhược điểm

Quản lý nhà hàng bằng phần mềm sẽ mất phí chứ không miễn phí như excel.

5 lý do cho thấy quản lý nhà hàng bằng phần mềm vượt trội hơn hẳn quản lý excel

Về khả năng quản lý

Nếu bạn đặt hai phương thức quản lý nhà hàng bằng excel và quản lý nhà hàng bằng phần mềm lên bàn cân. Thì bạn sẽ thấy rõ khả năng quản lý của phần mềm quản lý vượt trội hơn hẳn. Nếu như excel dùng phương thức lưu trữ các thông tin về khách hàng, tình trạng kho hàng, sản phẩm với file excel riêng. Mỗi lần tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian để lục lại, chưa kể rất khó khăn nếu dung lượng file lớn. Quá trình nhập liệu cũng hoàn toàn bằng tay nên chắc chắn không tránh khỏi sai sót và nhầm lẫn. Nhưng với phần mềm quản lý nhà hàng từ các công ty lập trình ứng dụng tạo ra, mọi chức năng tiện ích đều được tích hợp vào phần mềm với phiên bản tốt hơn. Trên phần mềm sẽ lưu trữ đầy đủ tất cả mọi thông tin của nhà hàng từ sản phẩm, khách hàng, kho hàng, nhà cung cấp…Nếu muốn tìm kiếm, bạn chỉ cần nhập tên là tìm được ngay. Phần mềm còn được trang bị thêm chức năng tự thống kê hiện mặt hàng, dịch vụ nào đang hot để kịp thời đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý nhất. Đặc biệt, với tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm và mã vạch tích hợp với thiết bị quét mã vạch còn giúp cho chủ quản lý nhà hàng tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Về khả năng báo cáo

Trước đây, excel mỗi khi muốn tổng hợp dữ liệu và đưa ra báo cáo, thì phải sử dụng hàm tính toán và chỉ tổng hợp vào cuối kỳ, không thể theo dõi thường xuyên. Dù không sử dụng tới máy tính nhưng có thể thao tác trên excel không thuần thục cũng dẫn đến sai lệch. Với phần mềm quản lý nhà hàng, chỉ cần vài thoa tác đơn giản là chủ nhà hàng đã có ngay được báo cáo tất cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận…mà không cần mất thời gian để ghi nhớ bất cứ điều gì. Bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu nếu muốn theo dõi chi tiết từ tuần, tháng, năm.

Về khả năng bảo mật và toàn diện dữ liệu

Mọi dữ liệu quản lý nhà hàng trên excel có thể sẽ bị mất hoàn toàn nếu có bất cứ sự cố nào xảy ra như: máy tính bị nhiễm virus. Thông tin lưu trữ cũng có thể bị kẻ gian đánh cắp dễ dàng bởi tính bảo mật không cao. Nhưng điều này hoàn toàn không thể xảy đến với phần mềm quản lý nhà hàng. Các phần mềm sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu kết nối không thông qua internet. Do đó đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ an toàn. Nhưng lúc máy tính gặp trục trặc hay bị ngắt kết nối cũng không mất đi. Đặc biệt, phần mềm có chuẩn an ninh SSL, cho phép khách hàng truy cập có thể xác minh được tính xác thực, tin cậy của website.

Về khả năng kiểm soát thất thoát

Nếu như excel không được trang bị tính năng kiểm soát và phân quyền cho nhân viên. Thì phần mềm quản lý nhà hàng có thể được phân quyền theo trách nhiệm công việc riêng. Không thể có chuyện gây thất thoát nếu nhân viên có ý đồ gian lận. Mọi nghiệp vụ bán hàng của nhân viên đều được lưu trữ tại lịch sử và có thể xem xét đối chiếu khi cần thiết. Nhân viên không thể sửa đổi số liệu nên khả năng kiểm soát thất thoát là hoàn toàn tuyệt đối.

Về khả năng quản lý từ xa, kết nối đa thiết bị

Quản lý nhà hàng bằng excel có bất tiện là nếu bạn di chuyển bất cứ nơi đâu, bạn không thể kiểm soát các hoạt động kinh doanh của nhà hàng nếu không mang theo máy tính. Nhưng phần mềm nhà hàng lại có thể khắc phục được điều này. Các tính năng thông minh trong đó có phiên bản dành cho điện thoại di động, nên bạn có thể theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu. Bên cạnh đó, phần mềm luôn cập nhật được tính năng mới liên tục, trong khi excel lại không thể.

Với việc đánh giá những ưu nhược điểm và tìm ra 5 lý do cho thấy quản lý nhà hàng bằng phần mềm vượt trội hơn hẳn quản lý excel. Điều này có thể lý giải tại sao ngày càng có nhiều nhà hàng chuyển từ quản lý excel sang phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, hiện đại ngày nay. Mặc dù phải trả phí để có thể sử dụng phần mềm, nhưng lợi ích và hiệu quả mang lại thật sự hoàn toàn xứng đáng. Nếu là chủ nhà hàng lớn thì việc bạn không những chỉ cần có phần mềm là đủ mà còn phải lập trình website nhà hàng cho riêng nhà hàng của mình để tiếp cận được nhiều khách hàng hơn,