Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hỏi chúng tôi cùng một câu khi bắt đầu nghĩ đến chuyện số hoá: nên chọn giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp nào trước, khi ngân sách còn hạn chế và trong công ty gần như không có ai chuyên trách IT? Đây là câu hỏi rất đáng bàn. Chọn sai thứ tự đầu tư dễ khiến bạn vừa tốn tiền, vừa không giải quyết được vấn đề cấp bách nhất của mình. Trong bài này, chúng tôi chia sẻ góc nhìn đúc kết từ những dự án tư vấn chuyển đổi số mà đội ngũ từng đồng hành cùng khách hàng, để bạn có thêm cơ sở đưa ra quyết định.

Vì sao thứ tự chọn giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp lại quan trọng

Ở doanh nghiệp lớn, ngân sách công nghệ thường được phân bổ cho nhiều phòng ban cùng lúc. Doanh nghiệp nhỏ thì khác hẳn. Bạn thường chỉ có một khoản ngân sách khiêm tốn. Người phụ trách vận hành cũng đồng thời kiêm luôn mảng công nghệ. Bạn cũng không có nhiều thời gian để thử sai nhiều lần rồi làm lại từ đầu.

Chúng tôi từng gặp một khách hàng kinh doanh đồ nội thất tại Bình Dương. Anh mua liền lúc ba phần mềm khác nhau: quản lý kho, chấm công và CRM bán hàng. Nhân viên không kịp học hết cả ba hệ thống. Dữ liệu giữa chúng cũng không liên thông với nhau. Ngân sách thì cạn trước khi anh kịp thấy hiệu quả rõ rệt ở bất kỳ hệ thống nào. Sau khi ngồi lại phân tích cùng chúng tôi, anh quyết định tạm dừng hai phần mềm, chỉ giữ lại phần mềm quản lý bán hàng vì đó là nơi phát sinh doanh thu trực tiếp. Sáu tháng sau, dòng tiền ổn định hơn hẳn. Lúc đó mới là thời điểm hợp lý để đầu tư thêm.

Bài học ở đây khá đơn giản: việc đầu tư phần mềm quản lý nên đi theo mức độ cấp thiết của vấn đề thực tế, chứ không nên chạy theo phần mềm nào đang được quảng cáo rầm rộ nhất trên thị trường.

Ưu tiên số một: phần mềm kế toán và kiểm soát dòng tiền

Nếu chỉ được chọn một giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp để bắt đầu, chúng tôi luôn khuyên khách hàng chọn phần mềm kế toán trước tiên. Lý do khá thực tế: dòng tiền mới là thứ quyết định doanh nghiệp nhỏ sống hay chết, không phải con số doanh thu trên giấy tờ.

Một phần mềm kế toán tốt giúp bạn biết chính xác tiền đang nằm ở đâu. Bạn cũng biết khoản nào sắp đến hạn thu, khoản nào sắp đến hạn trả. Việc quyết toán thuế cuối năm cũng bớt căng thẳng hơn nhiều, thay vì phải lục lại hàng trăm hoá đơn giấy vào phút chót. Chúng tôi có tổng hợp các phần mềm kế toán đang được nhiều doanh nghiệp nhỏ tin dùng, bạn có thể tham khảo để so sánh tính năng và mức giá trước khi quyết định.

Một điểm cần lưu ý: đừng chọn phần mềm kế toán chỉ vì giá rẻ. Hãy ưu tiên phần mềm có khả năng xuất báo cáo theo chuẩn thuế Việt Nam, cùng đội hỗ trợ kỹ thuật phản hồi nhanh. Doanh nghiệp nhỏ thường không có kế toán trưởng dày dạn kinh nghiệm. Vì vậy phần mềm càng dễ dùng, sai sót phát sinh trong quá trình nhập liệu càng ít.

Ưu tiên số hai: phần mềm quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng

Sau khi kiểm soát được dòng tiền, bước tiếp theo nên là phần mềm quản lý bán hàng, hay còn gọi là CRM ở quy mô nhỏ. Đây là công cụ giúp bạn không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng. Nó cũng giúp bạn không quên chăm sóc khách cũ, và biết rõ ai đang mua nhiều nhất.

Chúng tôi từng làm việc với một cửa hàng mỹ phẩm online có lượng khách quay lại khá cao, nhưng chủ shop lại không biết ai là khách VIP. Mọi thứ khi đó nằm rải rác trên Excel và tin nhắn Zalo. Sau khi triển khai một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, chủ shop mới nhận ra gần một phần ba doanh thu đến từ nhóm khách quen. Từ đó, chị có thể lên chiến dịch chăm sóc riêng cho nhóm khách hàng này. Đó chính là giá trị mà một giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp phù hợp mang lại, không cần đến công nghệ quá phức tạp hay tốn kém.

Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều lựa chọn trên thị trường, đội ngũ có tổng hợp danh sách các phần mềm quản lý doanh nghiệp đáng cân nhắc theo từng quy mô và ngân sách khác nhau, giúp bạn rút ngắn thời gian tìm hiểu.

Khi nào doanh nghiệp cần phần mềm chuyên theo ngành

Không phải doanh nghiệp nào cũng chỉ cần phần mềm kế toán và bán hàng chung chung. Một số ngành có đặc thù vận hành riêng biệt, nên phần mềm chuyên ngành thường hiệu quả hơn hẳn phần mềm đa năng.

• Nhà hàng, quán ăn cần quản lý order, bàn, bếp và tồn kho nguyên liệu theo thời gian thực, khác hẳn so với bán lẻ thông thường.
• Trung tâm giáo dục, mầm non cần theo dõi học phí, điểm danh và liên lạc với phụ huynh, những nghiệp vụ mà phần mềm bán hàng thông thường không hỗ trợ tốt.
• Doanh nghiệp vận tải cần quản lý lịch trình xe, tài xế và chi phí nhiên liệu, đây là bài toán vận hành hoàn toàn khác biệt.
• Spa, phòng khám nhỏ lại cần theo dõi lịch hẹn khách hàng và tồn kho vật tư tiêu hao, gắn liền với đặc thù dịch vụ theo giờ.

Với nhóm nhà hàng, chúng tôi từng tư vấn cho một chuỗi quán ăn nhỏ tại quận Bình Thạnh về cách quản lý nhà hàng bằng phần mềm để giảm thất thoát nguyên liệu, vốn là vấn đề khiến chủ quán đau đầu suốt nhiều tháng liền. Sau khi áp dụng, việc đối chiếu tồn kho cuối ngày nhanh hơn hẳn. Chủ quán còn phát hiện ra vài điểm rò rỉ chi phí mà trước đây không hề để ý.

Vậy nên nếu doanh nghiệp bạn thuộc một ngành có đặc thù riêng, đừng cố ép một phần mềm quản lý đa năng vào vận hành của mình. Tìm phần mềm chuyên ngành ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian điều chỉnh về sau, dù chi phí ban đầu có thể nhỉnh hơn đôi chút.

Mua phần mềm đóng gói hay đặt thiết kế riêng theo yêu cầu

Đây là câu hỏi khiến khá nhiều chủ doanh nghiệp phân vân khi làm việc với chúng tôi. Phần mềm đóng gói có sẵn thường rẻ hơn và triển khai nhanh hơn. Nó phù hợp khi quy trình vận hành của bạn khá giống với số đông doanh nghiệp cùng ngành.

Nhưng nếu quy trình của bạn có điểm đặc biệt, chẳng hạn cách tính hoa hồng riêng hoặc quy trình duyệt đơn hàng nhiều bước, phần mềm đóng gói đôi khi không đáp ứng đủ. Khi đó, làm việc với một đơn vị chuyên thiết kế phần mềm theo yêu cầu sẽ hợp lý hơn, dù chi phí ban đầu cao hơn đáng kể. Chúng tôi có giới thiệu một số đơn vị thiết kế phần mềm theo yêu cầu uy tín để bạn tham khảo tiêu chí lựa chọn nếu quyết định đi theo hướng này.

Kinh nghiệm của chúng tôi là đừng vội chọn đặt làm riêng ngay từ ngày đầu khởi nghiệp. Hãy dùng phần mềm đóng gói một thời gian để hiểu rõ quy trình thực tế của doanh nghiệp mình trước. Sau đó mới quyết định có cần tuỳ biến sâu hay không. Cách làm này giúp bạn tránh đặt làm một phần mềm quá phức tạp nhưng lại không dùng hết tính năng, gây lãng phí ngân sách.

Những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm quản lý

Chúng tôi nhận thấy có vài sai lầm lặp đi lặp lại ở nhiều doanh nghiệp nhỏ mà mình từng tiếp xúc. Sai lầm đầu tiên là mua phần mềm theo lời giới thiệu của bạn bè mà không kiểm tra xem nó có phù hợp với quy mô và ngành nghề của mình hay không. Phần mềm phù hợp với quán cà phê chưa chắc đã phù hợp với xưởng sản xuất.

Sai lầm thứ hai là bỏ qua khâu đào tạo nhân viên sử dụng. Phần mềm tốt đến đâu cũng trở nên vô nghĩa nếu nhân viên vẫn quen làm việc trên Excel và bỏ qua hệ thống mới. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng dành ít nhất một tuần để đào tạo và theo sát đội ngũ trong giai đoạn đầu triển khai.

Sai lầm thứ ba, cũng là điều dễ bị bỏ qua nhất, là không hỏi kỹ về khả năng sao lưu và bảo mật dữ liệu của phần mềm trước khi ký hợp đồng. Dữ liệu khách hàng hay dữ liệu tài chính bị mất có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại nặng nề hơn cả số tiền bỏ ra mua phần mềm ban đầu. Nếu bạn cần tư vấn thêm về việc lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô của mình, đội ngũ tư vấn giải pháp công nghệ của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng bước triển khai.

Vậy nên bắt đầu từ đâu

Nếu phải tóm lại bằng một lời khuyên, chúng tôi sẽ nói thế này: hãy nhìn vào vấn đề đang gây đau đầu nhất cho việc kinh doanh của bạn ngay lúc này, rồi chọn giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp giải quyết đúng vấn đề đó trước. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, đó thường là kiểm soát dòng tiền và quản lý bán hàng. Nhu cầu chuyên ngành hay tuỳ biến sâu hơn nên đến sau, khi nền tảng vận hành đã ổn định.

Đầu tư phần mềm quản lý không phải là một cuộc chạy đua công nghệ. Đó là một quá trình từng bước, đi theo đúng tốc độ phát triển thực tế của doanh nghiệp bạn. Chọn đúng thứ tự ưu tiên ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm cả tiền bạc lẫn thời gian. Đó cũng chính là điều chúng tôi muốn gửi gắm qua bài viết này, với hy vọng bạn sẽ tìm được hướng đi phù hợp cho chặng đường số hoá của mình.