Bài Toán Lựa Chọn Giữa Phần Mềm Có Sẵn Và Tự Phát Triển

Câu hỏi tìm giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ luôn nóng nhất lúc quán đông khách, xưởng đông đơn. Lúc đó bảng tính Excel bắt đầu vỡ trận. Nhân viên loay hoay tìm số liệu cũ. Sếp thì sốt ruột, hỏi mãi một câu: mua phần mềm dùng ngay hay thuê người viết riêng?

Chúng tôi nghe câu hỏi này gần như mỗi tuần. Không có công thức chung cho mọi trường hợp. Nhưng có vài nguyên tắc giúp bạn quyết định nhanh hơn, đỡ mất thời gian phân vân.

Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ: bài toán không có đáp án chung

Phần mềm có sẵn, nói dễ hiểu, là loại đóng gói theo quy trình chuẩn. Bạn trả phí theo tháng hoặc mua bản quyền một lần. Giao diện có sẵn, hướng dẫn dùng có sẵn, chỉ việc nhập dữ liệu vào là chạy.

Tự phát triển thì khác hẳn. Bạn thuê một đội kỹ thuật, mô tả đúng cách công ty mình đang vận hành. Họ viết phần mềm chỉ dành riêng cho quy trình đó, không bán cho ai khác.

Một phần mềm quản lý bán hàng đóng gói thường tốn từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng. Giá cụ thể tùy số chi nhánh và số người dùng. Tự phát triển lại tính khác hẳn. Một dự án viết riêng cỡ nhỏ, chỉ quản lý đơn hàng và kho, vẫn có thể tốn khá nhiều tiền. Con số tham khảo dao động từ 80 đến 300 triệu đồng cho bản đầu tiên, chưa tính chi phí bảo trì những năm sau.

Doanh nghiệp nhỏ thường không có nhiều vốn dự phòng. Chọn sai hướng, tiền mất mà việc vẫn không chạy trơn tru. Vì vậy, trước khi quyết định, bạn cần nhìn thẳng vào hai câu hỏi. Quy trình của mình có gì đặc biệt? Mình có đủ sức nuôi một đội kỹ thuật lâu dài hay không?

Sai lầm chúng tôi thấy nhiều nhất ở giai đoạn này là quyết định theo cảm tính. Nghe bạn bè giới thiệu phần mềm nào đó tốt, thế là mua theo. Không ai xem lại quy trình công ty mình có giống họ hay không. Cũng có công ty tự phát triển chỉ vì sếp thích “có phần mềm riêng cho oách”. Trong khi đó, nhu cầu thực tế chỉ cần quản lý kho đơn giản.

Mẹo của chúng tôi: trước khi hỏi giá bất kỳ đơn vị nào, hãy làm một việc trước. Viết ra giấy đúng năm bước bán hàng của công ty mình, càng chi tiết càng tốt. Bước nào lặp lại y hệt công ty khác, bước đó hợp với phần mềm có sẵn.

Khi Nào Nên Chọn Phần Mềm Có Sẵn Trên Thị Trường

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống đo ni đóng giày. Nhiều nơi chỉ cần quản lý kho, quản lý công nợ, xuất hóa đơn đúng luật. Những việc này lặp lại giống nhau ở hàng ngàn cửa hàng khác. Khi đó, mua sẵn là lựa chọn khôn ngoan hơn.

Chúng tôi từng tư vấn cho một chuỗi cửa hàng mẹ và bé mới mở ba chi nhánh. Họ cần quản lý tồn kho, tính lương nhân viên, xuất báo cáo doanh thu mỗi tuần. Quy trình bán hàng của họ không có gì đặc biệt so với các cửa hàng cùng ngành. Chúng tôi gợi ý họ tham khảo phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phổ biến đang được nhiều chuỗi bán lẻ dùng. Cách này nhanh hơn nhiều, không phải chờ code riêng mất nửa năm.

Vài dấu hiệu cho thấy bạn nên nghiêng về phía mua sẵn:

• Ngân sách năm đầu dưới một trăm triệu đồng — mua sẵn giúp bạn không phải gánh thêm lương cho một đội lập trình riêng.
• Cần vận hành trong một đến hai tuần, ví dụ mùa cao điểm cuối năm. Lúc đó không ai có thời gian chờ code từ đầu.
• Quy trình bán hàng, quản lý kho, kế toán gần giống hệt các đối thủ cùng ngành, không có phần nào cần tùy biến sâu.

Nếu việc gấp nhất của bạn là có ngay một trang bán hàng online để kịp mùa cao điểm, hướng đi cũng tương tự. Dịch vụ thiết kế web bán hàng trọn gói đi theo đúng tinh thần đó. Dùng khung có sẵn, chỉnh sửa theo thương hiệu là lên hàng nhanh, không phải code từ con số không.

Cái giá phải trả khi mua sẵn là bạn phải sống chung với vài hạn chế. Phần mềm không thể chỉnh sâu theo quy trình riêng. Có tính năng bạn không dùng tới, nhưng vẫn trả tiền hàng tháng cho nó. Với đa số doanh nghiệp nhỏ mới mở, đánh đổi này vẫn đáng. Tốc độ và chi phí ban đầu thấp quan trọng hơn.

Một sai lầm khác chúng tôi hay gặp là chọn nhầm gói quá nhiều tính năng. Nhiều đơn vị bán phần mềm mời chào gói cao cấp, đủ thứ chức năng. Doanh nghiệp thực tế chỉ dùng chưa tới một phần ba. Bạn vẫn trả tiền đều đặn cho những tính năng chưa từng bấm vào.

Một điểm khác dễ bị bỏ qua là khả năng xuất dữ liệu ra ngoài. Có phần mềm khoá chặt dữ liệu trong hệ thống của họ. Muốn đổi sang nhà cung cấp khác, bạn gần như phải nhập tay lại từ đầu. Mẹo của chúng tôi: trước khi ký hợp đồng, luôn hỏi rõ điều khoản xuất dữ liệu. Chọn gói sát nhất với nhu cầu hiện tại, đừng mua trước cho nhu cầu “biết đâu sau này cần”.

Khi Nào Nên Cân Nhắc Tự Phát Triển Phần Mềm Riêng

Có những doanh nghiệp mà phần mềm đóng gói, dù tốt cỡ nào, cũng không vừa. Chúng tôi từng gặp một xưởng may gia công theo đơn đặt riêng của từng khách sỉ. Mỗi đơn hàng có quy cách cắt, số đo, thời hạn giao khác nhau hoàn toàn. Không phần mềm quản lý bán hàng nào trên thị trường mô phỏng đúng quy trình đó.

Trước khi quyết định viết riêng, chúng tôi vẫn khuyên khách hàng dạo một vòng thị trường trước. Đôi khi đã có phần mềm quản lý dựng riêng cho từng ngành đặc thù như spa, vận tải hay giáo dục. Chỉ cần tùy biến nhẹ là dùng được, không cần đập đi xây lại từ đầu.

Xưởng may kể trên cuối cùng vẫn chọn tự phát triển. Lý do đơn giản: không tìm được phần mềm ngành nào tính đúng hao hụt vải theo từng loại vải. Đội kỹ thuật ba người làm trong bốn tháng, tốn khoảng 220 triệu đồng cho bản đầu tiên. Đổi lại, phần mềm tính đúng ngay từ đơn hàng đầu tiên, việc mà không phần mềm đóng gói nào làm được cho họ.

Tự phát triển không dừng lại ở lúc bàn giao phần mềm. Hệ thống cần người sửa lỗi, cập nhật theo quy định thuế mới, vá lỗ hổng bảo mật định kỳ. Nếu công ty bạn chưa có ai rành kỹ thuật, tự phát triển sẽ khó khăn. Nếu chưa sẵn ngân sách duy trì hàng tháng, nó dễ biến thành gánh nặng hơn là lợi thế.

Chúng tôi từng chia sẻ cách chuẩn bị nhân sự và hạ tầng trước khi tích hợp hệ thống nội bộ mới. Bạn có thể đọc thêm để hình dung đủ việc cần lo trước khi bấm nút bắt đầu.

Sai lầm chúng tôi gặp nhiều nhất ở nhóm tự phát triển là đánh giá thấp giai đoạn bảo trì. Doanh nghiệp tính đủ tiền viết phần mềm, nhưng quên dành ngân sách vận hành cho năm sau. Kết quả, phần mềm chạy tốt sáu tháng đầu, rồi dần lỗi thời vì không ai cập nhật. Mẹo của chúng tôi: dành riêng ít nhất 15% chi phí phát triển ban đầu làm quỹ bảo trì hàng năm. Đừng tiêu hết ngay vào lúc ra mắt.

Vậy Doanh Nghiệp Nhỏ Nên Chọn Hướng Nào

Không có câu trả lời đúng cho mọi doanh nghiệp nhỏ, chỉ có câu trả lời đúng cho từng hoàn cảnh. Quy trình của bạn giống phần lớn cửa hàng cùng ngành? Ngân sách lại eo hẹp? Vậy mua phần mềm có sẵn là đường đi nhanh và an toàn hơn. Quy trình của bạn có điểm riêng không nơi nào giống? Bạn đã sẵn người lo kỹ thuật lâu dài? Vậy đầu tư tự phát triển sẽ đáng đồng tiền hơn về sau.

Lời khuyên của chúng tôi khi đứng trước quyết định này: đừng hỏi phần mềm nào tốt hơn. Hãy hỏi quy trình của bạn có gì đặc biệt. Ngồi lại, liệt kê ba việc bạn đang làm khác hẳn đối thủ cùng ngành. Nếu danh sách đó dài và quan trọng với khách hàng, tự phát triển đáng để cân nhắc. Nếu danh sách đó ngắn, đừng ngại đi mua giải pháp phần mềm có sẵn và dồn tiền cho việc khác đang cần gấp hơn.