Bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu là ba việc luôn đi đôi với nhau. Thiếu một trong ba, hệ thống của bạn sẽ có lỗ hổng. Chúng tôi muốn bắt đầu bằng một câu chuyện có thật về cách một doanh nghiệp nhỏ suýt đánh mất toàn bộ hồ sơ khách hàng. Họ đã sao lưu lên một dịch vụ đám mây khá nổi tiếng. Họ tin như vậy là đủ. Khi đội ngũ chúng tôi kiểm tra, toàn bộ file đều được tải lên ở dạng thô, không có lớp mã hóa nào.
Tình trạng này không hiếm. Nhiều người nghĩ chỉ cần chọn nhà cung cấp lớn là yên tâm. Họ thường quên rằng một file chưa mã hóa vẫn có thể bị đọc nội dung nếu tài khoản bị xâm nhập. Chỉ cần mật khẩu rơi vào tay kẻ xấu qua một email lừa đảo, toàn bộ kho lưu trữ có thể bị mở ra mà không cần phá bất kỳ hàng rào kỹ thuật nào. Vì vậy, bạn nên xem sao lưu lên cloud là một mắt xích trong chuỗi bảo vệ. Đừng coi đó là nơi “gửi lên là xong”. Chúng tôi luôn nhắc khách hàng điều này trước khi bàn đến bất kỳ công cụ cụ thể nào.
Vì sao dữ liệu chưa mã hóa trên cloud lại nguy hiểm
Rủi ro lớn nhất nằm ở chỗ bạn không kiểm soát được mọi thứ phía sau tài khoản. Bạn có thể không biết nhân viên nào đang đăng nhập, máy tính nào từng lưu mật khẩu, hay nhà cung cấp đang xử lý sự cố gì. Nếu mật khẩu bị lộ hoặc nhà cung cấp gặp sự cố bảo mật, dữ liệu chưa mã hóa gần như bị phơi bày hoàn toàn. Đây không phải lý thuyết. Chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp tài khoản bị chiếm quyền chỉ vì một lần đăng nhập trên máy công cộng quên đăng xuất.
Ngược lại, file đã mã hóa vẫn giữ một lớp bảo vệ riêng. Kẻ xấu có thể tải file về, nhưng nếu không có khóa giải mã, nội dung bên trong chỉ là một chuỗi ký tự vô nghĩa. Đây là điểm khác biệt cốt lõi: mã hóa không ngăn người khác chạm vào file, mà ngăn họ hiểu được nội dung của nó.
Chúng tôi thường khuyên doanh nghiệp coi mã hóa là lớp bảo vệ độc lập, không phụ thuộc vào việc tài khoản có an toàn hay không. Khi có nhiều lớp, một điểm yếu đơn lẻ sẽ không làm sụp đổ cả hệ thống. Mật khẩu có thể bị lộ, nhưng dữ liệu vẫn bị khóa ở một tầng khác.
Cách mã hóa đơn giản trước khi tải file lên
Bạn không cần kỹ năng quá chuyên sâu để làm việc này. Với phần lớn nhu cầu hằng ngày, một công cụ nén file có tính năng đặt mật khẩu là đủ dùng. Ngoài ra còn nhiều phần mềm mã hóa miễn phí, thao tác chỉ vài bước: chọn file, đặt mật khẩu, xuất ra một tệp mới. Sau đó, bạn tải tệp đã mã hóa lên như bình thường.
Điều quan trọng cần nhớ là lưu mật khẩu giải mã ở nơi an toàn và tách biệt khỏi chính file đó. Đừng ghi mật khẩu vào một tệp văn bản nằm ngay cạnh bản sao lưu. Nếu quên mật khẩu, bản sao lưu coi như vô dụng. Đây là tình huống đội ngũ chúng tôi gặp khá thường xuyên khi hỗ trợ khách hàng khôi phục dữ liệu.
Chọn dịch vụ cloud có sẵn mã hóa hay tự mã hóa
Nhiều dịch vụ lưu trữ hiện nay đã tự động mã hóa khi dữ liệu được tải lên. Người dùng gần như không phải làm gì thêm, đây là lợi thế lớn cho doanh nghiệp không có bộ phận IT riêng. Khi chọn dịch vụ, bạn nên kiểm tra xem họ có mã hóa dữ liệu cả lúc lưu trữ lẫn lúc truyền tải hay không, và ai thực sự nắm giữ khóa.
Tuy vậy, với dữ liệu liên quan đến khách hàng hoặc tài chính, đội ngũ chúng tôi vẫn khuyên tự mã hóa thêm một lớp trước khi tải lên. Hai lớp độc lập, do hai bên khác nhau quản lý, sẽ giảm đáng kể rủi ro lộ dữ liệu. Nếu đang tìm công cụ sao lưu phù hợp để kết hợp với bước mã hóa này, bạn có thể tham khảo danh sách top 10 phần mềm backup dữ liệu cho PC và laptop mà chúng tôi đã tổng hợp, đối chiếu theo nhu cầu sử dụng thực tế.
Khi cân nhắc giữa cloud và hạ tầng tự quản lý, bạn cũng nên hiểu rõ vai trò của từng nơi lưu trữ. Cloud rất tiện để có bản sao ở xa, nhưng nếu toàn bộ dữ liệu chỉ nằm ở một nơi, bạn vẫn còn điểm yếu. Chiến lược có nhiều bản sao ở các vị trí khác nhau sẽ an toàn hơn hẳn. Bạn có thể bắt đầu từ quy tắc backup 3-2-1, nguyên tắc mà chúng tôi thường đưa ra đầu tiên khi tư vấn.
Chuẩn bị trước khi đưa dữ liệu nhạy cảm lên cloud
Trước khi tải dữ liệu quan trọng lên cloud, bạn nên rà soát vài việc cơ bản. Bước đầu tiên là mã hóa file bằng công cụ đáng tin cậy. Tiếp theo là đặt mật khẩu mạnh, không trùng với mật khẩu dùng ở các dịch vụ khác, và bật xác thực hai lớp cho tài khoản lưu trữ.
Đọc qua chính sách bảo mật của nhà cung cấp cũng giúp bạn biết dữ liệu được lưu ở đâu và ai có quyền truy cập. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này, và chỉ phát hiện dữ liệu nằm ở khu vực không phù hợp với yêu cầu nội bộ khi đã cần dùng đến nó.
Cuối cùng, hãy định kỳ kiểm tra danh sách người dùng có quyền truy cập. Nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn còn tài khoản là lỗ hổng rất thường gặp, và việc khóa lại chỉ mất vài phút. Chúng tôi khuyên rà soát mỗi quý một lần, đồng thời thu hồi quyền ngay khi có thay đổi nhân sự.
Chúng tôi cũng muốn nhấn mạnh việc thử khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu đã mã hóa. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện file bị lỗi hoặc quên mật khẩu giải mã đúng lúc cần khôi phục gấp, khi mọi thứ đã quá muộn. Hãy thử khôi phục định kỳ, ít nhất mỗi quý một lần, để chắc chắn bản sao lưu thực sự dùng được khi cần. Nếu muốn hiểu thêm về các lỗi thường gặp khi khôi phục, bạn có thể đọc bài 7 sai lầm khôi phục dữ liệu nhiều người mắc phải để tránh lặp lại những sai sót đó.
Tóm lại, sao lưu lên cloud là cần thiết nhưng chưa đủ nếu thiếu mã hóa và kế hoạch khôi phục. Khi kết hợp đúng cách, bạn sẽ có một hệ thống bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu vững chắc hơn nhiều so với việc chỉ tin vào tên tuổi nhà cung cấp.