Bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu là những việc tưởng đơn giản nhưng rất nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn bỏ qua, cho tới khi sự cố thực sự xảy ra. Có một anh chủ xưởng in nhỏ từng gọi điện cho chúng tôi trong tình trạng gần như hoảng loạn. Anh kể rằng chiếc máy tính lưu toàn bộ file thiết kế và hợp đồng khách hàng suốt ba năm bỗng dưng không lên nguồn được nữa. Hỏi ra mới biết anh chỉ lưu duy nhất trên ổ cứng máy tính đó, chưa từng sao lưu ra bất kỳ nơi nào khác vì nghĩ máy còn mới, chưa cần lo. Cuối cùng anh phải mang ổ cứng đi cứu dữ liệu ở một dịch vụ chuyên phục hồi dữ liệu, tốn thêm một khoản chi phí không nhỏ và mất gần một tuần chờ đợi trong lo lắng. Đây là tình huống chúng tôi gặp khá thường xuyên ở các doanh nghiệp nhỏ.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ sao lưu dữ liệu một cách ngẫu hứng, thiếu nguyên tắc rõ ràng

Chỉ có một bản sao lưu duy nhất khiến rủi ro mất dữ liệu vẫn còn rất cao. Đây chính xác là tình huống anh chủ xưởng in chúng tôi kể ở đầu bài đã gặp phải. Nhiều doanh nghiệp nhỏ có sao lưu dữ liệu, nhưng thường chỉ dừng lại ở việc copy file sang một ổ cứng ngoài, đôi khi cả năm mới copy lại một lần. Một số khác chỉ lưu trên đúng một thiết bị duy nhất mà không có bản dự phòng nào khác. Nếu chính thiết bị chứa bản sao lưu đó gặp sự cố cùng lúc với dữ liệu gốc, coi như toàn bộ công sức bảo vệ dữ liệu trở nên vô nghĩa.

Quy tắc backup 3-2-1 là nguyên tắc kinh điển được nhiều chuyên gia khuyến nghị. Nguyên tắc này ra đời chính vì thực trạng sao lưu ngẫu hứng, thiếu hệ thống như trên. Đây không phải khái niệm gì quá cao siêu hay chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có đội IT riêng. Đây là một nguyên tắc đơn giản, dễ nhớ, dễ áp dụng ngay cả với những doanh nghiệp nhỏ chỉ có vài nhân sự, miễn là hiểu đúng cách triển khai.

Quy tắc backup 3-2-1 nghĩa là gì?

Nội dung cốt lõi của quy tắc này là giữ 3 bản sao dữ liệu, lưu trên 2 loại thiết bị khác nhau, trong đó 1 bản để ở nơi khác. Nói dễ hiểu hơn, bạn cần có tổng cộng ba phiên bản của cùng một dữ liệu quan trọng: bản gốc đang dùng hằng ngày, cộng thêm hai bản sao lưu riêng biệt. Hai bản sao lưu này không nên nằm trên cùng một loại thiết bị. Ví dụ, bạn không thể chỉ lưu cả ba bản trên ba ổ cứng gắn ngoài khác nhau đặt cạnh nhau, vì nếu có sự cố về điện, cháy nổ hay trộm cắp, cả ba đều có thể bị ảnh hưởng cùng lúc.

Mục tiêu cuối cùng mà nguyên tắc 3-2-1 hướng tới là đảm bảo dù một nơi lưu trữ gặp sự cố, bạn vẫn còn bản sao khác để khôi phục. Con số 1 trong quy tắc này ám chỉ việc ít nhất một bản sao lưu cần được đặt ở vị trí vật lý khác hẳn so với nơi đặt dữ liệu gốc. Ví dụ, bạn có thể lưu trên dịch vụ đám mây thay vì để tất cả trong cùng văn phòng. Nguyên nhân là vì những rủi ro như hỏa hoạn, ngập nước hay trộm cắp thường ảnh hưởng tới toàn bộ thiết bị trong cùng một địa điểm. Chỉ có bản sao lưu đặt ở nơi khác mới thực sự an toàn trước những tình huống này.

Cách áp dụng quy tắc 3-2-1 cho doanh nghiệp nhỏ

Với các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu quan tâm tới việc sao lưu dữ liệu bài bản, chúng tôi thường tư vấn cách triển khai thực tế bằng cách kết hợp ba hình thức lưu trữ sau:

• Bản thứ nhất (bản gốc): dữ liệu vẫn nằm trên máy tính hoặc ổ cứng nội bộ đang sử dụng hằng ngày.
• Bản thứ hai: lưu trên một ổ cứng gắn ngoài hoặc thiết bị lưu trữ mạng (NAS), đặt ngay tại văn phòng nhưng là thiết bị vật lý khác hẳn với máy tính chính.
• Bản thứ ba: đưa lên một dịch vụ lưu trữ đám mây, giúp việc bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu của bạn không phụ thuộc vào duy nhất một địa điểm vật lý. Đây cũng chính là bản quan trọng nhất theo nguyên tắc 1.

Bước thực hành tiếp theo giúp quy tắc 3-2-1 thực sự phát huy tác dụng lâu dài là đặt lịch sao lưu định kỳ. Đừng để dữ liệu quan trọng chỉ tồn tại ở một nơi duy nhất. Nhiều doanh nghiệp sao lưu một lần rồi quên mất, trong khi dữ liệu vẫn liên tục được cập nhật thêm mỗi ngày. Điều này khiến bản sao lưu cũ dần trở nên lỗi thời, không còn phản ánh đúng tình trạng dữ liệu hiện tại. Nên thiết lập lịch sao lưu tự động, ví dụ hằng ngày với dữ liệu quan trọng thay đổi liên tục như đơn hàng, hợp đồng, hoặc hằng tuần với dữ liệu ít biến động hơn. Một sai lầm khá phổ biến chúng tôi từng gặp là doanh nghiệp có sao lưu đàng hoàng nhưng không kiểm tra định kỳ xem file sao lưu có thực sự khôi phục được hay không. Tới lúc cần dùng mới phát hiện file bị lỗi hoặc thiếu, khiến công sức sao lưu bấy lâu gần như vô nghĩa.

Tài liệu tham khảo thêm về sao lưu dữ liệu

Nếu bạn đang tìm hiểu cách sao lưu cụ thể cho từng loại thiết bị, chúng tôi đã tổng hợp thêm một số hướng dẫn chi tiết dưới đây:

• Với website đang vận hành: xem thêm hướng dẫn backup và restore dữ liệu website WordPress, áp dụng được nguyên tắc 3-2-1 ngay trong quy trình sao lưu website.
• Với dữ liệu trên máy tính cá nhân hoặc laptop dùng làm việc hằng ngày: xem thêm top mười phần mềm backup dữ liệu cho PC và laptop để có thêm công cụ hỗ trợ tự động hóa việc sao lưu theo lịch.
• Với các thiết bị văn phòng như máy photocopy đa chức năng: tham khảo thêm bảo mật và khôi phục dữ liệu trên máy photocopy để không bỏ sót nguồn dữ liệu quan trọng nào trong quy trình sao lưu tổng thể.

Với những doanh nghiệp nhỏ đang muốn song song xây dựng thêm kênh bán hàng online chuyên nghiệp, bạn có thể xem thêm tham khảo dịch vụ thiết kế website bán hàng để có giải pháp phù hợp cho việc mở rộng kinh doanh trực tuyến song song với việc bảo vệ dữ liệu nội bộ.

Kết luận: Bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu bắt đầu từ quy tắc 3-2-1

Áp dụng đúng quy tắc backup 3-2-1 chính là cách thiết thực để làm tốt việc bảo mật, sao lưu và khôi phục dữ liệu cho doanh nghiệp nhỏ. Nhờ vậy bạn giảm thiểu đáng kể rủi ro mất dữ liệu quan trọng dù gặp bất kỳ sự cố nào, thay vì phải trải qua tình huống hoảng loạn như anh chủ xưởng in chúng tôi kể ở đầu bài. Nếu doanh nghiệp bạn hiện vẫn chỉ sao lưu dữ liệu trên đúng một thiết bị, hãy dành chút thời gian thiết lập thêm ít nhất một bản sao lưu ở địa điểm khác ngay trong tuần này. Chỉ cần bước chuẩn bị đơn giản đó cũng đủ giúp bạn tránh được những thiệt hại lớn không đáng có về sau.