Quản lý vận tải bằng excel nên hay không?

Có rất nhiều người vẫn đặt ra câu hỏi về vấn đề quản lý vận tải bằng excel có nên hay là không nên. Vậy quản lý vận tải bằng excel nên hay không thì hãy tìm hiểu về bài viết này ngay dưới đây.

Khi nào thì nên dùng file excel trong quản lý vận tải

Ứng dụng file excel trong quản lý
Ứng dụng file excel trong quản lý

Việc sử dụng file excel trong quản lý vận tải giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, nhưng làm thế nào để quản lý vận tải đạt hiệu quả cao thì bạn cũng cần xét các điểm sau:

1. Đối tượng được hướng tới sử dụng/ áp dụng: 

+ Xe container

+ Xe vận tải

2. Ưu điểm khi sử dụng file excel 

+ File excel được thiết kế đơn giản và sử dụng dụng dễ dàng

+ File excel phù hợp với mọi doanh nghiệp

+ Báo cáo tự động hàng tháng

Có nên quản lý vận tải bằng file Excel?

sử dụng file excel trong quản lý vận tải
Có nên sử dụng file excel trong quản lý vận tải

“Có nên quản lý vận tải bằng file Excel” , câu hỏi được đặt ra từ rất nhiều người. Không biết quản lý vận tải sử dụng excel có nên hay không? Để tìm lời giải đáp cho vấn đề này thì bạn hãy tham khảo ở dưới.

1. Kinh nghiệm quản lý vận tải_ có nên quản lý vận tải bằng file Excel?

a.Nỗi lòng của người điều phối vận tải, quản lý vận tải

Tất cả các hoạt động của bên vận tải đều được sử dụng thông qua file excel, mọi giấy tờ hóa đơn liên quan nếu không được lưu lại khi tìm có khi bị mất. Thế cho nên sử dụng file excel trong quản lý vận tải vừa tiết kiệm được thời gian, giúp bạn không bị mất các thông tin quan trọng và hơn nữa rất dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Ngoài ra, sử dụng file excel còn nắm bắt được mọi hoạt động trong quản lý vận tải chẳng hạn như:

  • Quản lý nhân viên – tài xế: Bao gồm thời gian xe xuất phát, công nợ, tạm ứng
  • Quản lý tình trạng của xe: Theo dõi, kiểm soát được tình trạng của xe có bị hư hỏng gì không
  • Quản lý trong quá trình vận chuyển: Theo dõi hành trình vận chuyển, có đi qua nhiều địa điểm, tiêu hao nhiều xăng, dầu không.
  • Doanh thu/ chi phí

b. Có nên quản lý vận tải bằng file Excel hay không?

Quản lý vận tải là một trong những lĩnh vực khó cho nên người quản lý cần phải đủ khả năng, cập nhật thông tin , hành trình và doanh thu thật chính xác. Thế nhưng có nhiều đơn vị đang phân vân không biết có nên sử dụng file excel trong quản lý vận tải. Vậy file được sử dụng như thế nào trong quản lý vận tải.

File excel trong quản lý vận tải hoàn toàn phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, với cách tính toán/ khâu xử lý phức tạp và còn phụ thuộc vào kinh nghiệm của mỗi quản lý. Tuy nhiên, cũng cần hạn chế giao tiếp với các hệ thống khác nhằm tránh nhầm lẫn, sai sót nhiều.

Như vậy, quản lý vận tải bằng file excel là một trong những hình thức hầu hết không được đánh giá cao bởi nó có ít chức năng hơn so với phần mềm quản lý vận tải. Hơn nữa, sử dụng file excel khá tốn nhiều thời gian mà hiệu quả mang lại không được cao.

2. Lợi ích mang lại trong khi quản lý vận tải bằng file excel

Sử dụng file excel trong quản lý vận tải sẽ cho phép đơn vị đó theo dõi lịch trình vận tải chính xác, dễ quản lý phát sinh các chi phí khác, quản lý doanh thu, công nợ,..

a. Điểm mạnh của mẫu File Excel quản lý vận tải tự động

  • Mọi báo cáo khi sử dụng file excel sẽ giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn
  • Dễ dàng tìm kiếm khoảng thời gian bất kỳ, lọc báo cáo và lọc từng đối tượng hoặc tất cả đối tượng.
  • Hoàn toàn sử dụng một cách dễ dàng hơn 

b. Công nghệ ứng dụng

  • File excel trong quản lý vận tải đều được áp dụng đúng kỹ thuật cũng như tạo được báo cáo trên file excel luôn.
  • File excel còn có tính năng nâng cao

c. Các tính năng của File Excel quản lý vận tải

  • Màn hình sheet menu và nút trở về menu trong excel được tạo ra thông qua chức năng Hyperlink với thiết kế nút bấm 3D cho phép di chuyển nhanh chóng giữa các sheet.
  • Các danh mục gồm có: danh mục vận tải, danh mục khách hàng( nhà cung cấp, chủ xe hay thuê ngoài), danh mục doanh thu, danh mục chi phí, danh mục phương tiện, danh mục nhóm khách hàng.
  • Bảng theo dõi lịch trình xe vận tải: Theo dõi theo mã chuyến, thời gian, đơn vị vận tải, khách hàng, điểm đi – điểm đến, giá trị hợp đồng.
  • Bảng theo dõi các chi phí phát sinh: theo dõi các chi phí, mã chuyến, mã phương tiện và nhà cung cấp.
  • Bảng theo dõi doanh thu dịch vụ vận tải được phát sinh: theo dõi chi tiết theo chuyến, doanh thu, khách hàng, phương tiện, nhà cung cấp
  • Bảng theo dõi công nợ của khách hàng: có chi tiết theo mã khách hàng
  • Bảng báo cáo chi tiết các phát sinh theo phương tiện vận tải
  • Báo cáo chi tiết  phát sinh khách hàng và sử dụng vận tải
  • Báo cáo chi tiết các lịch trình, các chuyến
  • Báo cáo tổng hợp công nợ, thanh toán theo khách hàng
  • Bán cáo và tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng xe.

Ưu và nhược điểm khi sử dụng file excel

Ưu nhược điểm khi sử dụng file excel
Ưu nhược điểm khi sử dụng file excel trong quản lý

1. Ưu điểm

Quản lý vận tải dựa vào file excel sẽ đưa đến cho bạn khá nhiều lợi ích cho việc quản lý, trong đó có thể kể đến các ưu điểm nổi bật như:

  • Tiết kiệm chi phí: File excel là một trong những phần mềm được cài đặt trên máy, do đó bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. 
  • File excel quản lý riêng biệt: Trong khi quản lý vận tải bằng file excel, thì các dữ liệu hoàn toàn được lưu vào một file riêng. Vấn đề này sẽ giúp cho các quản lý vận tải dễ tìm kiếm cũng như theo dõi tình hình.
  • Cập nhật số liệu đơn giản và nhanh chóng: Chỉ với vài thao tác nhỏ mà quản lý vận tải hoàn toàn có thể cập nhật các số liệu dễ, nhanh và tiết kiệm được thời gian.

2. Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm trên thì việc sử dụng file excel trong quản lý vận tải còn tồn tại nhiều hạn chế,  nhiều khi nếu bạn không biết sử dụng sao cho đúng thì sẽ dẫn đến hậu quả khó lường.

Sau đây là một số nhược điểm khi sử dụng file excel trong quản lý vận tải.

  • Nếu lượng file lớn dễ nhầm lẫn: Đôi khi quản lý file excel có khối lượng lớn, số liệu nhiều thì rất có thể dẫn đến bị nhầm lẫn, sai sót. Nếu gặp phải trường hợp như vậy thì việc khắc phục hậu quả sẽ rất mất thời gian, công sức để sửa lại.
  • Khó quản lý và tính bảo mật thấp: File excel quản lsy vận tải được lưu trữ trên máy tính chung nên hầu như ai cũng có thể vào sửa đổi số liệu, các dữ liệu. Tuy nhiên,  file này lại không có tính năng ghi lại lịch sử nên nếu thay đổi dữ liệu cũng khó lấy lại được.

Vì vậy, do không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên dễ dẫn đến tình trạng bị thất thoát tài sản.

  • Khó liên kết với báo cáo: Một khi quản lý vận tải bằng file excel, quản lý sẽ khó trong việc theo dõi và báo cáo bởi file excel có hạn chế một số tính năng nên nếu muốn sử dụng thì cần phải thao tác nhiều lần một lúc, dễ làm cho hệ thống gặp sai sót, nhầm lẫn.
  • Kiểm tra khó khăn: Do file excel chỉ dùng được trên máy tính cho nên việc kiểm tra sẽ khó khăn với bất tiện hơn. Quản lý sẽ khó hơn trong việc đối chiếu số liệu thực tế, để kiểm tra cho chính xác và hợp với số liệu thì sẽ mất khá nhiều thời gian, công sức.

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải đáp cho bạn được câu hỏi “Quản lý vận tải bằng excel nên hay không?” , như những gì mà chúng tôi đã nói ở trên sẽ mang lại cho bạn những thông tin thật hữu ích và bạn sẽ cân nhắc trong việc có nên lựa chọn file excel trong quản lý hay không?